ADMINISTRASI KESISWAAN

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan tidak beralasan. Secara fisik dan kenyataannya kegiatan admninistasi memang dilakukan dalam praktek tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal secara teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu. Bukan saja sebagai kegiatan pendukung dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Pandangan demikian itu tidak sepenuhnya juga benar.

Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.
Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus capable terhadap teknologi informasi saat ini.

B. Rumasan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi kesiswaan ?
2. Apa yang dimaksud dengan adminitrasi kelengkapan?
3. Apa hubungan adminitrasi dengan administrasi kesiswaan dan kelengkapan?




BAB II
PEMBAHASAN

A. Administrasi Kesiswaan
Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiaatan-kegiatan eserta didik dari mulai masuk sampai lulus sekolah. Pengaturan egiatan peserta didik tersebut diarahkan pada peningkatan mutu egiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstrakurikuler, sehingga emberikan kontribusi bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah erta tujuan pendidikan secara keseluruhan. Ruang lingkup dministrasi kesiswaan meliputi:
1. Perencanaan Peserta Didik
Perencanaan merupakan terjemahan dari kata planning. Yang imaksud dengan perencanaan adalah memikirkan di muka entang apa-apa yang harus dilakukan. Muka di sini perlu diberi aris bawah, oleh karena ia berkenaan dengan kurun waktu dan bukan kurun tempat. Perencanaan sendiri adalah aktivitasnya, sedangkan hasil dari perencanaan tersebut adalah rencana yang berwujud rumusan tertulis. Dengan perkataan lain, jika rencana yang terumus secara tertulis tersebut belum ada maka aktivitas perencanaan tersebut belum selesai atau belum berhasil. Perencanaan peserta didik adalah suatu aktivitas memikirkan di muka tentang hal-hal yang harus dilakukan berkenaan dengan peserta didik di sekolah, baik sejak peserta didik akan memasuki sekolah maupun mereka akan lulus dari sekolah. Yang direncanakan adalah hal-hal yang harus dikerjakan berkenaan dengan penerimaan peserta didik sampai dengan pelulusan peserta didik.
2. Penerimaan Siswa Baru (PSB)
Penerimaan siswa baru meliputi kegiatan: Penetuan kebijakan PSB, sistem PSB, kriteria PSB, Prosedur PSB, dan pemecahan problem-problem PSB. Sebagai dasar pembuatan kebijakan mengenai proses penerimaan peserta didik atau penerimaan siswa baru, Permendikanas Nomor 19 tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah, menggariskan ketentuan yang berkenaan dengan kriteria calon peserta didik dan norma-norma pelaksanaan penerimaan peserta didik.
a. Kriteria calon peserta didik :
1. SD/MI berusia sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun, pengecualian terhadap usia peserta didik yang dari 6 (enam) tahun dilakukan atas dasar rekomendasi tertulis dari pihak yang berkompeten, seperti koselor sekolah/madrasah maupun psikolog.
2. SDLB/SMPLB/SMALB berasal dari peserta didik yang memiliki kelainan fisik, emosional, intelektual, mental, sensorik, dan/atau sosial;
3. SMP/MTs berasal dari lulusan SD, MI, Paket A atau satuan pendidikan bentuk lainnya yang sederajat.
4. SMA/SMK, MA/MAK berasal dari anggota masyarakat yang telah lulus dari SMP/MTs, Paket B atau satuan pendidikan lainnya yang sederajat.
b. Penerimaan Peserta didik sekolah/madrasah dilakukan :
1. Secara objektif, transparan, dan akuntabel sebagaimana tertuang dalam aturan sekolah/madrasah,
2. Tanpa diskriminasi atas dasar pertimbangan gender, agama, etnis, status sosial, kemampuan ekonomi bagi SD/MI, SMP/Mts penerima subsidi dari Pemerintah dan/atau Pemerintah Daerah;
3. Berdasar kriteria hasil ujian nasional bagi SMA/SMK, MA/MAK
4. Sesuai dengan daya tampung sekolah/madrasah.
3. Orientasi Siswa Baru
Orientasi siswa baru mencakup kegiatan pada hari-hari pertama sekolah, Masa Orientasi Siswa (MOS), pendekatan dan tehniktehnik yang digunakan. Setelah kegiatan orientasi siswa baru selesai, maka aktivitas administrasi peserta didik selanjutnya meliputi:
a. Mengatur kehadiran, dan ketidakhadiran peserta didik di sekolah
b. Mengatur pengelompokan peserta didik
c. Mengatur evaluasi peserta didik, baik dalam rangka memperbaiki proses belajar mengajar, bimbingan penyuluhan maupun kepentingan peserta didik.
d. Mengatur kenaikan tingkat/ kenaikan kelas peserta didik
e. Mengatur peserta didik yang drop out
f. Mengatur kode etik, dan peningkatan disiplin peserta didik
g. Mengatur organisasi peserta didik yang meliputi seperti OSIS, Organisasi Pramuka, PMR, KIR, Kelompok Studi tour, Club Pecinta Alam, Peringatan Hari Besar Keagamaan, dan sebagainya.
h. Mengatur layanan peserta didik
• Layanan BK,
• Layana perpustakaan
• Layanan laboratorium
• Layanan penasihat akademik (wali kelas)
• Layanan koperasi siswa/i.
i. Mengatur kegiatan pelaksanaan wawasan wiyatamandala.

4. Pengaturan Kehadiran Peserta Didik
a. Batasan Kehadiran dan Ketidakhadiran
Kehadiran peserta didik di sekolah (school attandence) adalah kehadiran dan keikutsertaan peserta didik secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah pada jam-jam efektif di sekolah. Sedangkan ketidakhadiran adalah ketiadaan partisipasi secara fisik peserta didik terhadap kegiatan-kegiatan sekolah. Pada jam-jam efektif sekolah, peserta didik memang harus berada di sekolah. Kalau tidak ada di sekolah, haruslah dapat memberikan keterangan yang syah serta diketahui oleh orang tua atau walinya. Hal demikian sangat penting, oelh karena ada insiden-insiden seperti: peserta didik menyatakan kepada orang tua atau walinya bahwa ia berangkat ke sekolah, tetapi ternyata tidak hadir di sekolah. Carter V. Good (1981) memberi batasan kehadiran sebagai berikut: The act of being present, particulary at school (certain court dicisions have defined attendance at school as not merely being bodily presence but incluiding actual participation in the work and activities orientasi the school).

Pengertian kehadiran seperti yang dikemukakan di atas seringkali dipertanyakan, terutama pada saat teknologi pendidikan dan pengajaran telah berkembang pesat seperti sekarang ini. Kalau misalnya saja, aktivitas-aktivitas sekolah dapat dipancarkan melalui TV dan bisa sampai ke rumah, apakah kehadiran peserta didik secara fisik di sekolah masih dipandang mutlak? Jika pendidikan atau pengajaran dipandang sebagai sekedar penyampaian pengetahuan, sedangkan para peserta didik dapat menyerap pesan-pesan pendidikan melalui layar kacanya di rumah, ketidakhadiran peserta didik di sekolah secara fisik mungkin tidak menjadi persoalan.
Sebaliknya, jika pendidikan bukan sekadar penyerapan ilmu pengetahuan, melainkan lebih jauh membutuhkan keterlibatan aktif secara fisik dan mental dalam prosesnya, maka kehadiran secara fisik di sekolah tetap penting apapun alasannya, dan bagaimanapun canggihnya teknologi yang dipergunakan. Pendidikan telah lama dipandang sebagai suatu aktivitas yang harus melibatkan peserta didik secara aktif, dan tidak sekedar sebagai penyampaian informasibelaka.
b. Sebab-sebab Ketidakhadiran Peserta Didik
Ada banyak sumber penyebab ketidakhadiran peserta didik di lingkungan keluarga. Ada kalanya suatu keluarga mendukung terhadap kehadiran peserta didik di sekolah, dan adakalanya tidak mendukung. Bahkan dapat juga terjadi, bahwa keluarga justru menjadi perintang bagi peserta didik untuk hadir di sekolah. Pemecahan atas ketidakhadiran peserta didik yang bersumber dari keluarga demikian, tentulah lebih ditujukan pada langkah-langkah kuratif bagi kehidupan keluarga. Adapun ketidakhadiran yang disebabkan atau bersumber dari keluarga adalah sebagai berikut:
1. Kedua orang tuanya baik ayah maupun ibu, bekerja. Hal demikian bisa terjadi, mengingat disamping peserta didik tersebut tidak mendapatkan pengawasan keluarga, juga bisa jadi yang bersangkutan memang disuruh menjaga rumah oleh kedua orang tuanya.
2. Ada kegiatan keagamaan di rumah. Kegiatan keagamaan demikian, terutama pada masyarakat yang religius, bias menjadikan sebab peserta didik tidak hadir di sekolah.
3. Ada persoalan di lingkungan keluarga. Meskipun masalah tersebut tidak bersangkut paut dengan peserta didik, umumnya juga mempengaruhi jiwa peserta didik. Misalnya adanya pertengkaran antara ayah dan ibu, bisa menjadikan penyebab bagi peserta didik untuk tidak hadir di sekolah.
4. Ada kegiatan darurat di rumah. Kegiatan yang sifatnya darurat, lazim memaksa anak untuk turut menyelesaikan sesegera mungkin. Hal demikian, bisa menjadikan penyebab peserta didik tidak dapat hadir di sekolah.
5. Adanya keluarga, famili dan atau handai taulan yang pindah rumah. Ini seringkali menjadikan peserta didik untuk turut serta membantu serta menghadirinya. Tidak jarang, pindah rumah demikian bersamaan dengan hari dan atau jam sekolah. Pindah rumah memang tidak pernah mempertimbangkan aspek peserta didik sedang bersekolah ataukan tidak.

6. Ada kematian. Kematian di dalam keluarga umumnya membawa duka bagi anak. Oleh karena dukanya tersebut, anak kemudian tidak hadir di sekolah.
7. Letak rumah yang jauh dari sekolah. Hal demikian tidak jarang menjadikan peserta didik malas untuk hadir ke sekolah. Terkecuali jika ada transportasinya. Sungguhpun demikian, jarang juga ketika sudah ada transportasinya, peserta didik juga masih tetap tidak hadir di sekolah, karena mungkin waktu itu tidak mempunyai uang ongkos transportasi.
8. Ada keluarga yang sakit. Pada saat salah seorang anggota keluarga ada yang sakit, tidak jarang peserta didik dimintai untuk menunggu atau merawatnya, sehingga menjadi penyebab peserta didik tidak bersekolah.
9. Baju seragam yang tidak ada lagi. Ini dialami oleh mereka yang secara ekonomi memang lemah. Tidak seragam ke sekolah dikhawatirkan mendapatkan sangsi, umumnya peserta didik memilih tidak hadir di sekolah.
10. Kekurangan makanan yang sehat. Ini terjadi pada peserta didik yang berada di daerah-daerah kantong kemiskinan.
11. Ikut orang tua berlibur. Hari libur orang tua yang tidak bersamaan dengan hari libur sekolah bisa memberi peluang bagi tidak hadirnya peserta didik di sekolah. Karena, tidak jarang peserta didik mengikuti liburan orang tuanya.
12. Orang tua pindah tempat kerja. Orang tua yang pindah tempat kerja bisa menyebabkan anak tidak hadir di sekolah, oleh karena anak kadang-kadang mengikuti orang tua baik untuk jangka waktu lama maupun untuk jangka waktu tertentu saja.
c. Catatan Kehadiran dan Ketidakhadiran Peserta Didik
Peserta didik yang hadir di sekolah hendaknya dicatat oleh guru dalam buku presensi. Sementara peserta didik yang tidak hadir di sekolah dicatat dalam buku absensi. Dengan perkataan lain, presensi adalah daftar kehadiran peserta didik, sementara absensi adalah buku daftar ketidakhadiran peserta didik.
Begitu jam pertama dinyatakan masuk, serta para peserta didik masuk ke kelas, guru mempresensi peserta didiknya satu persatu. Selain agar mengenali satu persatu peserta didiknya yang masuk sekolah dan yang tidak masuk sekolah. Demikian juga pada jam-jam berikutnya setelah istirahat, guru perlu mempresensi kembali, barangkali ada peserta didinya yang pulang sebelum waktunya. Tidak jarang, peserta didik pulang sebelum waktunya, hanya karena sudah dinyatakan masuk melalui presensi pada jam pertama.
Administrasi Kesiswaan berhubungan dengan Tata Usaha dalam penyimpanan data-data siswa. Penyimpanan data tersebut harus ditangan oleh satu orang saja, jika ditangani oleh beberapa orang maka akan mempersulit dalam pencariannya. Administrasi murid dibagi dalam berbagai file, diantaranya :
a. Buku Induk Buku Induk berisi tentang data pribadi siswa yang meliputi : nama siswa, nama orang tua, tempat tanggal lahir, alamat siswa, alamat orang tua, dll yang meliputi tentang siswa itu sendiri
b. Presensi Siswa Berisi tentang kehadiran siswa setiap hari selama 1 bulan dan setelah itu direkap sebagai laporan kepada wali kelas.
c. Jurnal Kelas Berisi tentang kegiatan proses belajar mengajar dalam kelas perjam pelajaran
d. Laporan Hasil Nilai Siswa . Berisi tentang hasil nilai yang telah dilaksanakan dalam 1 semester oleh siswa

B. Administrasi perlengkapan
Administrasi ini menangani perlengkapan yang ada di sekolah yaitu untuk kelancaran proses belajar mengajar di sekolah. Administrasi perlengkapan tidak hanya dalam lingkup kantor saja tetapi dalam lingkup murid juga. Administrasi perlengkapan berisi tentang pengadaan barang, penyimpanan, pengkodean dan penginventarisasian barang yang masuk maupun keluar yang berupa:
a. almari kelas, meja guru
b. alat peraga
c. alat olah raga
Buku administrasi perlengkapan/ barang menguraikan tentang perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan semua perlengkapan/ barang yang ada di sekolah. Juga dijelaskan tentang ketentuan persyaratan mengenai barang inventaris, barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/barang di sekolah. Pelaporan dilakukan oleh Kepala Sekolah satu kali dalam setahun. Lampiran dalam buku pedoman ini memuat penjelasan tentang pemberian kode perlengkapan/barang dan pengelompokan jenis serta kodenya.

Terdapat 8 jenis format, yaitu:
1. PERL – 1 : Buku Pemeriksaan Perlengkapan/Barang
2. PERL – 2 : Kartu Inventaris Ruangan
3. PERL – 3 – 1 : Kartu Inventaris Barang, Lahan Tanah
4. PERL – 3 – 2 : Kartu Inventaris Barang, Gedung
5. PERL – 3 – 3 : Kartu Inventaris Barang, Kendaraan
6. PERL – 3 – 4 : Kartu Inventaris Barang, lain-lain
7. PERL – 4 : Buku Inventaris Perlengkapan/Barang
8. PERL – 5 : Daftar Usul Pengadaan Barang
Job dari tenaga administrasi yang berkecimpung dalam inventarisasi meliputi ;
• Mengklasifikasikan setiap item yang akan diinventasisasi.
• Mengisi golongan inventaris.
• Mengisi golongan non inventaris.
• Memberikan kode ataupun nomor pada barang inventaris.
• Memberikan kode ataupun nomor pada barang non inventaris.
• Mencatatkan dan mengisi barang inventaris apa saja pada buku induk inventaris.
• Mencatat penerimaan barang inventaris dan non inventaris.
• Membuat daftar penggunaan barang inventaris.
• Mencatat daftar penggunaan barang inventaris.
• Membuat rencana penambahan barang inventaris.
• Membuat laporan setiap tribulan atau tahunan.















BAB III
KESIMPULAN

Tugas administrasi terkadang begitu rumit sehingga tanpa kecermatan dan kehati-hatian seorang administrasi akan tergelincir dan melakukan tindakan penyelewengan tanpa di sadari.
Maka dari itu etika berperan sebagai pedoman untuk berprilaku yang baik dan benar. Karena tidak di pungkiri kalau manusia punya Kehendak dan ego masing-masing. Dalam memberikan pelayanan jika tidak disadari oleh keiklasan dan kesadaran dari akan tugas dan tanggung jawab tentu kepentingan dan keinginan pribadi yang lebih diutamakan.
Dengan adanya etika dan petunjuk dalam administarsi diharapkan semua dapat berperan yang baik dalam tugas dan tanggung jawab melayani public/masyarakat, yaitu bekerja dengan hati nurani dan sesuai tufoksinya.






















DAFTAR PUSTAKA

Burhanudin, Drs. Yusak. Administrasi Pendidikan, Gunung Agung, Jakarta: 2005
Burhanudin, Drs. Yusak. Administrasi Pendidikan, Pustaka Setia, Bandung: 2005
Daryanto, Drs. H.M. Administrasi Pendidikan, Rekaka Cipta: 2001
Nawawi, DR. Hadari. Administrasi Pendidikan, Gunung Agung, Jakarta: 1997
Rifai, MA. Moh. Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Sekar Djaja, Bandung: 2005
(Makalah Pada MK Dasar-dasar Kependidikan, oleh : iaib student, semester II fak. tarbiyah-pai institut agama islam banten – serang 2008